به طور کلی وظایف اساسی که این بخش بر عهده دارد شامل موارد زیر است:

• تمامی نامه‌هایی را که ارسال می‌شود را باید دریافت کند و آنها را از نظر اینکه دارای امضاء، تعداد پیوست و … هستند، مورد بررسی قرار دهد. همچنین باید نامه‌های دریافتی را از نظر اینکه با سازمان‌ها ارتباطی دارد هم بررسی کند و سپس آنها را به بخش‌های مربوطه بفرستد.
• هر نامه ای که به دبیرخانه ارائه می‌شود باید در دفتر اندیکاتور ثبت شود. البته نرم افزار این بخش که ویژگی‌های بسیاری دارد هر نامه را در سیستم ثبت کرده و تاریخ و شماره وارده آنها هم همراه آنها ذخیره می‌شود.
• بعد از اینکه این مراحل انجام شد باید نامه برای مسئول همان واحدی که از طرف آن نامه ارسال شده است، فرستاده شود. به این مرحله ارجاع دادن نامه نیز می‌گویند. در گذشته نامه‌ها به صورت دستی و فیزیکی به دفتر و بخش‌های مربوطه رسانده می‌شدند، ولی امروزه به وسیله نرم افزار اتوماسیون اداری این وظیفه به راحتی انجام می‌شود.
• یکی دیگر از وظایف این بخش ثبت دریافت نامه به گیرنده است که در دفتر ثبت می‌شود. البته باید بدانید که با به وجود آمدن نرم افزار دبیرخانه و اتوماسیون اداری دیگر حتی نیازی نیست شما دریافت آن را ثبت کنید، چرا که سیستم به صورت خودکار دریافت شدن نامه به وسیله گیرنده را ثبت می‌کند.
• ارائه رسید دریافت نامه به فرستنده هم یکی دیگر از وظایف مسئول دبیرخانه است.

• دستورالعمل دبیرخانه :

  واحد دبیرخانه و بایگانی نامه در هر سازمانی فرایند کاری و دستورالعمل های مشخص شده ای دارد که آنها عبارت می باشند از :

  1. در ابتدا باید شماره اندیکاتور نامه ها را به درستی ایجاد کنید تا بتوانید ثبت نامه ها را در این دفتر انجام دهید.
  2. نامه هایی که از سوی سازمان به بخش های دیگر ارسال می شود را باید تهیه کرده و روی آنها کد گذاری انجام شود.
  3. نامه هایی که وارد سازمان می شود را باید کدگذاری نموده و سپس در دفتر اندیکاتور آنها را به ثبت رسانده، سپس در مرحله بعد آنها را به گیرنده برسانید.
  4. کاتالوگ هایی که مربوط به بخش های سازمان می باشد باید به طور کامل ساماندهی شود.
  5. تمامی نامه ها باید به صورت دیجیتال در سیستم دبیرخانه به ثبت برسند. امروزه با استفاده از نرم افزار دبیرخانه و بایگانی ثبت کردن نامه های دریافتی و ارسالی بسیار آسان شده است. به همین دلیل افراد زیادی از این نرم افزار در سازمان خود استفاده می کنند.